各单位：
为了更好地向教职工提供更加便捷的财务服务，减少经办人员补交材料的工作，根据学校内部控制的要求，现将有关事项重申、提示如下：
一、公务卡报销有关要求
1. 凡属于公务卡强制结算目录内的各项支出均应使用公务卡进行结算，《公务卡强制结算目录》可在财务处网站下载。
2. 使用财政性资金发生的应使用未使用公务卡的支出，200元以上的应填写《教职工未使用公务卡结算或银行转账结算支付审批单》，经部门负责人签批后方可报销。
3. 网上报销时，须严格按照公务卡账单或刷卡小票逐笔准确填写，不得将刷卡金额随意合并或不按交易日期、交易金额随意填写。
4. 网上报销涉及公务卡还款的，仍须将公务卡账单或刷卡小票随报销发票等资料一同投递至财务处，以便财务人员审核。
5. 使用横向科研经费等其他非财政性资金支付《公务卡强制结算目录》中的费用，原则上也应使用公务卡进行结算。
二、差旅费报销有关要求
1. 使用财政性资金出差的，报销时应提供《出差审批单》，一般人员出差由部门领导签批，部门领导出差由主管校领导审批。为避免重复审批，部门领导也可打印其在OA系统提交的《处级干部请假表》替代《出差审批单》进行报销。
2. 出差应当先审批后出差，签批日期不得晚于出差日期。
3. 按市财政局规定，差旅费属于公务卡强制结算目录。因此，使用财政性资金出差发生的火车票、机票以及住宿费均应使用公务卡；经部门（项目）负责人批准，学生单独出差的，学生购买机票应使用支票或通过财务处汇款方式支付，其火车票款、住宿费可使用学生银行卡或现金进行支付。
4. 出差不能提供完整差旅费票据的，如单程车票、无住宿费发票等情况，应填写《工作人员特殊情况差旅费报销审批单》，并由部门负责人审批，由外单位提供住宿的还应提供相应证明。
5. 教职工出差持续时间长于两周的，报销时需提供所属部门出具的不在校证明，并经部门负责人签字审批；学生出差持续时间长于两周的，需出具相关说明，经学院主管领导批准。
6. 出差参加会议/培训的，报销时应提供会议/培训通知；出差进行项目调研或交流的，其调研报告或交流相关材料按照经费性质分别由所属部门或项目负责人自行保管并负责解释。
三、版面费、会议注册费及参会费有关要求
1. 借款支付版面费、会议注册费时，需向财务处准确提供收款单位的银行账户信息；录用通知待报销时提供。
2. 取得发票报销时，必须提供录用通知；录用通知与发票开具单位不一致的，应由收款单位或录用单位提供有关证明。
3. 一般情况下，录用通知/会议通知上应注明版面费/会议费的收费标准。
四、购买图书及其他实物资产有关要求
1. 购买图书、办公用品、材料等金额达500元（含）以上的，应提供销售单位出具的明细。
2. 购买图书、办公用品、材料等实物资产的，应由经手人和验收人分别在发票背面签字，并注明验收人；达到固定资产入账要求的应先到资产处办理固定资产入账手续。
3. 购买图书、办公用品、材料等实物资产，金额达到500元以上的，验收后应同时提供领用明细。
五、购买材料、设备等有关要求（转资产处通知）
1. 属于政府采购目录的须按政府采购要求办理。
2. 自2018年起，凡购买材料及危化品的，不论金额多少，均应进行网络公示，报销时需提供该公示系统打印的《北方工业大学货物与服务采购报销公示凭据》；从材料供应商名录中进行的采购也需要公示。
3.购买1万元以上，单价5万元以下或批量10万元以下的非政府采购类货物或服务，报销时也须提供《北方工业大学货物与服务采购报销公示凭据》。
4. 有关材料、设备、固定资产等要求，详见资产处网站通知，并由资产处负责解释。
六、专利费有关要求
报销专利费时，应提供专利名称及相关说明或协议。
七、学生实习实践费、学生活动费有关要求
1. 学生实习费报销时应提供《学生专业实习实践经费报销明细表》，使用实习费购买材料的还应填写《学生专业实习实践耗材采购及验收明细表》。
2. 学生活动购买活动用品的，报销时应填写《学生活动物品采购及验收明细表》。
3. 学生活动发放奖品的，报销时应填写《学生评奖评优活动奖品领取表》。
八、发票查验有关要求
自2018年1月起，单张金额在10000元以上的发票，须在财务处网上报销平台进行查验后方可报销，未能在财务系统进行查验的，也可自行在税务局发票查验平台进行查验，报销时须提供纸质查验单。
九、领取支票、借款有关要求
1. 尚未取得发票，需预先领取支票或办理汇款的，都应在网上进行【请款/领取支票业务】申请，签批后，领取支票的直接携《网上借款单》到财务处出纳1窗口领取支票；办理汇款的将《网上借款单》投递至票据专用箱，财务处据以优先办理暂借款业务。
2. 横向、纵向科研经费以及专项经费等项目负责人主持的项目，10000元（含）以下的借款，由项目负责人签批，10000元以上的借款由部门负责人签批；部门经费借款均由部门负责人签批。
十、其他有关要求
1. 网上报销单填写完毕打印后，经手人、签批人均应签字，且经手人与签批人不能为同一人。
2. 科研启动费由部门负责人签批。
3. 网上报销同时领取支票的，经办人应先到出纳1窗口领取支票后再进行投递。
4. 科研项目到款或其他到款的，应要求汇款方填写汇款附言，注明“学院+老师姓名+用途”，如“电控张明科研款”，以便财务人员核对入账。
5. 发票报销时间要求：2017年发票可报销至2018年3月底。2018年的发票原则上应在2018年结账前报销完毕。
6. 其他未尽事宜仍按照学校及财务处相关文件或通知要求办理。
